[투어코리아=유지훈 기자] 행정안전부가 복잡한 표와 시각적 꾸미기 중심의 기존 보고서 작성 방식에서 벗어나 인공지능(AI)이 쉽게 이해하고 활용할 수 있는 ‘AI 친화적 보고서’를 전면 도입한다.

행정안전부는 공공부문의 AI 활용도를 높이고 행정 업무의 효율성을 향상하기 위해 8월 24일부터 ‘AI 친화적 보고서 작성’을 본격 시행한다고 밝혔다.

핵심은 보고서의 ‘모양’보다 ‘내용’에 무게를 두는 것이다. 복잡하게 구성된 표와 그림, 과도한 시각적 편집을 줄이고 문서의 맥락과 정보 구조가 명확하게 드러나는 서술형 텍스트를 확대한다.

행안부는 지난 3월부터 AI가 문서의 내용과 맥락을 보다 정확하게 파악할 수 있도록 서술형 문장 작성을 권장하고, ‘표 안의 표’와 같은 복잡한 문서 양식을 줄이는 내용의 가이드라인을 마련해 시범운영해 왔다.

시범운영 결과 문서의 외형을 꾸미거나 복잡한 표를 작성하는 데 투입됐던 시간이 줄어든 것으로 나타났다. AI를 활용해 보고서 내용을 요약하거나 발표자료를 만드는 과정에서도 문서 인식 오류가 감소하고 결과물의 정확도가 향상되는 등 업무 생산성 측면에서 긍정적인 효과가 확인됐다고 행안부는 설명했다.

직원들 사이에서도 내용 중심의 간소한 보고서 작성 방식으로 전환하면서 편집과 표 작성에 들이던 시간이 줄었다는 평가가 나왔다. AI가 보고서 내용을 인식하는 과정에서 발생하던 오류가 감소해 문서 요약이나 발표자료 제작에도 도움이 됐다는 의견도 제시됐다.

행안부는 시범운영 기간 AI가 문서 구조를 쉽게 이해할 수 있는 ‘마크다운(Markdown)’ 형식의 보도자료를 병행 제공하는 등 AI 활용을 고려한 문서 체계 전환도 추진해 왔다. 지능형 업무관리 플랫폼 적용 범위를 넓히는 등 내부 업무 전반의 AI 활용 기반도 강화하고 있다.

이번 전면 시행에서는 시범운영 결과와 향상된 AI의 문서 인식 능력을 반영해 기존 문서 작성 가이드라인을 핵심 원칙 중심으로 간소화했다. 적용 범위도 기존 시범 대상에서 실·국장 보고서까지 확대한다.

AI 친화적 문서 작성의 주요 원칙은 크게 두 가지다.

첫째, 표와 그림에 포함된 데이터의 구조를 명확하게 해야 한다. 표와 그림 상단에는 제목을 표시하고 번호 등을 활용해 순서를 구분하며, 표의 셀 구조는 AI가 쉽게 파악할 수 있도록 단순하게 구성하도록 했다.

둘째, 보고서의 맥락을 명확하게 전달해야 한다. 문장은 가급적 서술형으로 작성하고 항목 표시 체계를 표준화하는 한편, 내용 전달과 직접적인 관련이 없는 시각적 꾸미기는 최소화한다.

행안부는 이번 제도 전환을 통해 공무원들이 문서 편집에 들이는 시간을 줄이고 정책 내용과 핵심 정보 작성에 집중할 수 있을 것으로 기대하고 있다. 동시에 정부 보고서를 AI가 검색·요약·분석하고 발표자료 작성 등에 활용하기 쉬운 고품질 텍스트 데이터로 전환한다는 방침이다.

행안부는 AI 친화적 문서 작성이 단순한 보고서 양식 변경을 넘어 공무원의 업무 방식을 바꾸는 행정 혁신이라는 입장이다. 앞으로도 AI 시대에 맞춰 정부 업무와 행정문서 작성 체계를 지속적으로 개선해 나갈 계획이다.